Cách chắc nhất để không mất dữ liệu là luôn có ba bản, đặt trên hai loại thiết bị khác nhau, trong đó một bản ở nơi khác ngoài nhà. Trong thực tế, kết hợp sao lưu tự động lên đám mây với một ổ cứng rời cất ở nhà là đủ cho hầu hết gia đình, miễn là thỉnh thoảng bạn thử khôi phục để chắc bản sao lưu thật sự dùng được.
Chào bạn, đây là Hỏi Chuyên Gia. Mười năm ảnh con nằm hết trong một chiếc điện thoại, một hôm rơi xuống nước hay bị giật mất trên đường. Câu hỏi tập này đơn giản mà nhiều nhà chưa làm: sao lưu thế nào cho yên tâm.
Dữ liệu mất vì những lý do gì?
Thiết bị hỏng là lý do quen thuộc nhất: điện thoại rơi vỡ, vào nước, máy tính hỏng ổ cứng. Ổ cứng nào cũng có tuổi thọ, và nó thường hỏng không báo trước.
Mất cắp, thất lạc là lý do thứ hai. Thứ ba là lỗi của chính mình: xoá nhầm, định dạng nhầm thẻ nhớ, ghi đè lên tệp quan trọng.
Thứ tư là mã độc, đặc biệt loại mã độc tống tiền, mã hoá toàn bộ tệp trên máy rồi đòi tiền chuộc. Nếu bản sao lưu đang cắm thường trực vào máy, nó cũng có thể bị mã hoá theo.
Thứ năm là mất quyền truy cập: quên mật khẩu tài khoản lưu trữ, mất số điện thoại dùng để xác thực, tài khoản bị chiếm. Dữ liệu còn đó mà mình không vào được.
Quy tắc ba hai một là gì?
Mình được nghe quy tắc này và thấy rất dễ nhớ. Ba bản: bản gốc trên máy, cộng thêm hai bản sao lưu. Hai loại thiết bị: ví dụ một bản trên đám mây, một bản trên ổ cứng rời, để một kiểu hỏng không cuốn theo cả hai. Một bản ở nơi khác: phòng khi cháy nhà, ngập lụt, trộm vào nhà lấy cả máy lẫn ổ cứng.
Bản ở đám mây tự nhiên đã ở nơi khác. Nếu không dùng đám mây, có thể gửi một ổ cứng ở nhà bố mẹ, ở chỗ làm, và đổi định kỳ.
Không cần làm hoàn hảo ngay. Có một bản sao lưu đã tốt hơn không có gì rất nhiều. Hai bản thì đã yên tâm hơn hẳn.
Điều quan trọng là sao lưu phải tự động hoặc thành lịch cố định. Sao lưu khi nhớ ra thì thường là sao lưu lần cuối cách đây một năm.
Đám mây và ổ cứng rời, mỗi thứ dùng thế nào?
Đúng vậy, mỗi thứ có điểm mạnh riêng. Đám mây tiện vì tự động: bật sao lưu ảnh trên điện thoại, mỗi khi có wifi là ảnh mới tự lên. Mất máy, đăng nhập vào máy mới là có lại. Điểm yếu là dung lượng miễn phí thường có hạn, cần trả phí khi nhiều, và phụ thuộc vào tài khoản của bạn.
Vì vậy tài khoản đám mây phải được bảo vệ kỹ: mật khẩu riêng, bật xác thực hai bước, cập nhật số điện thoại và email khôi phục. Mất tài khoản là mất kho.
Ổ cứng rời rẻ tính theo dung lượng, không cần mạng, nằm trong tay mình. Điểm yếu là phải nhớ cắm vào để chép, và ổ cũng có thể hỏng. Chép xong thì rút ra, cất ở chỗ khô ráo, không để cắm thường trực vào máy.
Với ảnh và video gia đình, nên giữ bản chất lượng gốc ở ít nhất một nơi, vì một số dịch vụ có thể nén bớt để tiết kiệm dung lượng.
Có thói quen nào giúp việc sao lưu đỡ cực?
Mình hỏi vì nghe xong thấy hơi nhiều việc. Chuyên gia gợi ý gắn việc sao lưu vào một mốc cố định: ngày đầu tháng, hay mỗi dịp Tết. Đặt nhắc lịch trên điện thoại.
Dọn ảnh trước khi sao lưu: xoá ảnh chụp màn hình, ảnh mờ, ảnh trùng, video nhận từ nhóm chat. Kho nhỏ hơn thì sao lưu nhanh hơn và tìm lại dễ hơn.
Đặt tên thư mục theo năm và tháng, kèm sự kiện: ví dụ năm hai nghìn hai mươi lăm, tháng sáu, sinh nhật con. Sau mười năm bạn sẽ cảm ơn mình vì điều này.
Với giấy tờ quan trọng như hợp đồng, bằng cấp, giấy tờ nhà, chụp hoặc quét thành tệp, lưu một thư mục riêng, đặt mật khẩu nếu cần, và cũng đưa vào sao lưu.
Vì sao phải thử khôi phục bản sao lưu?
Một bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục thì chỉ là một hy vọng. Nhiều người phát hiện ổ cứng sao lưu đã hỏng, hoặc đám mây chỉ lưu một phần, đúng vào ngày cần nó nhất.
Vài tháng một lần, lấy ngẫu nhiên vài tấm ảnh, vài tệp từ bản sao lưu, mở ra xem có đúng, có đủ chất lượng không. Kiểm tra ngày của bản sao lưu gần nhất.
Ghi lại ở chỗ an toàn: tài khoản lưu trữ là gì, ổ cứng để đâu, mật khẩu thế nào. Để người thân biết cách lấy lại dữ liệu nếu bạn không có mặt.
Một chị nhiếp ảnh tự do ở Hội An kể chị từng tin ổ cứng của mình, tới khi nó hỏng mới biết hai năm ảnh chỉ có một bản. Giờ chị sao lưu tự động lên đám mây, chép thêm ra một ổ cứng cất ở nhà mẹ, đầu mỗi quý thử mở vài tệp. Chị bảo việc đó mất nửa giờ, còn mất ảnh thì mất luôn những năm không quay lại được.
Câu hỏi thường gặp
Lưu ảnh trên thẻ nhớ điện thoại có được coi là sao lưu?
Không hẳn. Thẻ nhớ nằm trong chính chiếc điện thoại, mất máy là mất cả thẻ, và thẻ cũng hay hỏng. Nó chỉ là một chỗ lưu, không phải bản sao lưu độc lập.
Gửi ảnh cho mình qua ứng dụng nhắn tin có phải là sao lưu?
Đó là một cách tạm, nhưng ảnh thường bị nén và khó quản lý khi nhiều. Không nên coi đó là bản sao lưu chính cho ảnh quan trọng.
Ổ cứng rời dùng được bao lâu?
Tuổi thọ tuỳ loại và cách dùng, không có con số chắc chắn. Vì vậy đừng chỉ giữ một ổ duy nhất, và nên kiểm tra định kỳ, thay ổ khi có dấu hiệu lỗi.
Lưu dữ liệu lên đám mây có bị người khác xem không?
Các dịch vụ uy tín có cơ chế bảo vệ, nhưng an toàn phụ thuộc nhiều vào tài khoản của bạn. Dùng mật khẩu mạnh, bật xác thực hai bước, không chia sẻ đường link thư mục công khai bừa bãi.
Điện thoại cũ chuẩn bị bán thì xử lý dữ liệu thế nào?
Sao lưu đầy đủ, kiểm tra bản sao lưu, đăng xuất các tài khoản, rồi khôi phục cài đặt gốc để xoá dữ liệu. Tháo thẻ nhớ và thẻ sim trước khi giao máy.
