Thay vì nói không trơn, hãy cho sếp thấy bức tranh khối lượng việc hiện tại và mời sếp chọn ưu tiên: nếu nhận việc mới thì việc nào sẽ lùi hạn hoặc chuyển cho người khác. Nói sớm, có số liệu, có đề xuất phương án, và giữ thái độ hợp tác, thì từ chối trở thành một cuộc sắp xếp lại chứ không phải một lần chống đối.
Chào bạn, đây là Hỏi Chuyên Gia. Vừa ôm ba dự án, sếp lại nhắn thêm: em làm giúp anh cái này nhé, gấp. Nói không thì ngại, nói có thì tối nay lại ngồi tới khuya. Tập này mình hỏi chuyên gia một cách nói thứ ba.
Vì sao nói vâng mãi lại không tốt cho cả hai bên?
Khi bạn nhận mọi việc, khối lượng vượt quá sức sẽ lộ ra ở đâu đó: chất lượng tụt, việc trễ hạn, sai sót tăng. Lúc đó người bị đánh giá là bạn, dù nguyên nhân là quá tải.
Thứ hai, sếp không biết bạn đang quá tải nếu bạn không nói. Nhiều quản lý giao việc dựa trên giả định rằng ai im lặng nhận việc là còn sức. Im lặng của bạn đang gửi đi một thông tin sai.
Thứ ba, nói vâng mãi dạy cho mọi người rằng việc gấp cứ đưa cho bạn. Dần dần bạn thành người gánh việc của cả nhóm, còn những việc quan trọng thật sự của bạn bị đẩy lùi.
Vì vậy nói rõ khối lượng không phải là lười hay thiếu tinh thần. Đó là thông tin cần thiết để tổ chức công việc cho đúng.
Liệt kê khối lượng thế nào để sếp thấy rõ?
Mình học được cách làm rất đơn giản. Viết ra danh sách việc đang làm, mỗi việc ghi hạn chót và ước tính thời gian còn cần. Chỉ cần vài dòng, không cần bảng biểu cầu kỳ.
Ví dụ: báo cáo tháng, hạn thứ sáu, còn khoảng một ngày rưỡi; chuẩn bị hội thảo, hạn tuần sau, còn khoảng ba ngày; hỗ trợ dự án của phòng khác, mỗi ngày khoảng hai tiếng. Cộng lại, sếp nhìn là thấy tuần này đã kín.
Danh sách giúp bạn nói chuyện bằng sự thật chứ không bằng cảm giác. Câu em bận lắm rất dễ bị bỏ qua. Câu tuần này em còn khoảng nửa ngày trống, việc mới cần hai ngày thì khó bỏ qua hơn nhiều.
Bạn cũng sẽ tự nhìn rõ hơn: có khi danh sách cho thấy có việc mình có thể làm nhanh hơn, hoặc việc chẳng ai cần nữa.
Mời sếp chọn ưu tiên nói thế nào?
Đúng vậy, đây là câu chìa khoá. Thay vì nói em không làm được, bạn nói: em rất muốn hỗ trợ việc này. Hiện em đang có ba việc như thế này. Nếu em nhận thêm việc anh vừa giao, anh muốn em ưu tiên việc nào, và việc nào có thể lùi hạn hoặc nhờ người khác.
Câu này đặt quyết định vào đúng chỗ của nó. Sếp là người nắm bức tranh lớn hơn, nên sếp quyết thứ tự. Bạn không từ chối, bạn đang làm rõ cái giá của việc mới.
Có thể kèm luôn đề xuất: em làm được phần phân tích trong tuần này, phần trình bày thì nhờ bạn khác trong nhóm được không. Hoặc em làm được vào tuần sau, sau khi xong báo cáo tháng.
Nói sớm, ngay khi được giao, đừng nhận trước rồi tới gần hạn mới báo không kịp. Báo muộn là lúc mất uy tín nhất.
Có những câu nào nghe khéo mà vẫn rõ?
Mình xin chuyên gia vài câu mẫu để dùng ngay. Khi việc không thuộc phần mình: việc này em nghĩ bên phòng kia nắm rõ hơn, em kết nối anh với bạn ấy nhé. Khi cần thêm thời gian: em làm được, nhưng sớm nhất là thứ tư, anh thấy ổn không.
Khi đồng nghiệp nhờ thường xuyên: hôm nay em kín lịch rồi, nếu không gấp thì chiều mai em xem giúp được. Câu này vẫn mở cửa, nhưng theo lịch của bạn.
Khi việc mới quá lớn so với sức một người: việc này cần khá nhiều thời gian, mình có thể chia ra cho hai người, hoặc giảm phạm vi phần đầu không anh.
Giữ giọng bình thường, không xin lỗi rối rít, không giải thích quá dài. Một lời từ chối có lý do ngắn gọn nghe chuyên nghiệp hơn một tràng biện hộ.
Khi nào quá tải là dấu hiệu môi trường có vấn đề?
Thỉnh thoảng có tuần quá tải là bình thường, nhất là vào mùa cao điểm. Đáng lo là khi quá tải trở thành mặc định: tháng nào cũng làm thêm giờ, cả nhóm thiếu người mà không ai tuyển, nói ra thì bị coi là thiếu nhiệt huyết.
Nếu bạn đã nói rõ, có số liệu, có đề xuất, mà mọi thứ vẫn như cũ, đó là thông tin để bạn cân nhắc về lâu dài.
Nếu bị ép làm thêm giờ quá mức, không được trả công, hoặc bị đối xử bất công khi từ chối, bạn có quyền tìm hiểu quy định lao động, hỏi bộ phận nhân sự, công đoàn hoặc luật sư.
Một chị chuyên viên marketing ở Đà Nẵng kể chị từng nhận hết, tối nào cũng làm tới khuya. Lần đầu chị mang danh sách việc tới hỏi sếp nên ưu tiên gì, sếp ngạc nhiên vì không biết chị đang ôm nhiều thế. Từ đó, mỗi đầu tuần hai người dành mười phút xếp lại thứ tự, và chị về nhà đúng giờ hơn hẳn.
Câu hỏi thường gặp
Từ chối sếp có bị đánh giá thấp không?
Nếu bạn từ chối một cách có lý do, có số liệu và đề xuất phương án, phần lớn quản lý sẽ đánh giá cao sự rõ ràng. Nhận hết rồi làm không tốt mới dễ bị đánh giá thấp.
Sếp nói việc nào cũng gấp thì sao?
Hỏi cụ thể hạn chót và hậu quả nếu trễ của từng việc. Khi đặt cạnh nhau, thường sẽ thấy việc nào thật sự gấp. Nếu tất cả đều gấp, cần bàn chuyện thêm người hoặc giảm phạm vi.
Đồng nghiệp hay đẩy việc sang mình thì làm gì?
Giúp khi bạn có thời gian, nhưng nói rõ lịch của mình. Nếu việc bị đẩy sang thường xuyên và ảnh hưởng tới phần việc chính, hãy trao đổi với quản lý để phân công rõ ràng hơn.
Có nên nhận việc ngoài chuyên môn để được ghi nhận?
Nhận việc mới có thể giúp học hỏi và được ghi nhận, nếu nó không làm hỏng phần việc chính. Hãy chọn có chủ đích những việc giúp bạn phát triển, thay vì nhận mọi thứ.
Làm sao không thấy áy náy khi từ chối?
Nhớ rằng bạn đang bảo vệ chất lượng công việc và sức khoẻ của mình. Từ chối có lý do không làm bạn thành người xấu. Càng tập, cảm giác áy náy càng nhẹ đi.
